Pour ouvrir un entreprise, il faut un service administratif digne de ce nom. Celui-ci va être en charge de gérer toutes les formalités nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise ainsi que la comptabilité, lorsque l’on a pas de service dédié. Pour cela, il est préférable de s’entourer de personnes qui connaissent parfaitement les procédures et les formalités ainsi que d’investir dans du bon matériel.
Les fournitures du service administratif
Le service administratif est le cœur de l’organisation de l’entreprise. Il doit donc posséder tout ce qu’il faut pour classer, organiser et archiver tous les documents. En effet, il est conseillé de conserver pendant une certaine durée tous les documents en cas de contrôle. Pour cela, il est nécessaire d’avoir des armoires, parfois qui se ferment à clé pour les documents sensibles, des classeurs etc… Pour la gestion du quotidien, il est indispensable d’avoir des tampons type Trodat pour dater les documents, apposer les informations de l’entreprises, authentifier les documents et courriers. Il peut être une bonne idée de faire faire un tampons avec la signature du ou des décisionnaires qu’une personne avec procuration pourra utiliser en leur absence. En effet, quand certaines procédures sont urgentes, il est utile de pouvoir quand même poursuivre les formalités. Tout ce qui est nécessaire à l’envoi de courrier est indispensable également tout comme le matériel informatique et pour impression.
Les fonctions du service administratif
Le service administratif est là pour la gestion quotidienne de l’organisation de l’entreprise. En fonction de la taille de l’entreprise il est plus ou moins grand et plus ou moins divisé en services spécialisés comme RH, comptabilité etc… Le service administratif gère le paiement des factures et la réception des paiements des clients, l’organisation de l’entreprise au quotidien comme la gestion du courrier et des fournitures. Toutes les procédures administratives en lien avec les administrations de l’Etat passent aussi par ce service. Parfois, il assure un service de secrétariat aussi. Ce service est en étroite collaboration avec la direction pour les prises de décisions et le suivi des différentes procédures en cours.